AI i anbudsarbete vid offentlig upphandling

AI i anbudsarbete innebär att AI läser upphandlingsdokumenten, tar ut ska-krav och kvalificeringskrav till en kravmatris, föreslår svar ur era tidigare anbud och referenser och kontrollerar att varje krav är besvarat och varje bilaga finns med innan anbudet lämnas in. Den anbudsansvariga beslutar om ni ska lämna anbud, sätter priset och godkänner det slutliga innehållet.

För ett mindre företag är varje anbud ett eget projekt. Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik för upphandlingar annonserade 2024 lämnade mikroföretag i genomsnitt 3,4 anbud och små företag 4,5, medan stora företag lämnade 24,1 anbud vardera. Med ett fåtal anbud om året är det svårare att bygga upp den rutin och det svarsbibliotek som ett företag med många anbud har, och det är där AI kan avlasta.

Den upphandlande organisationen får bara ta hänsyn till det som uttryckligen står i anbudet. AI kan hjälpa er att inget krav blir obesvarat, men ni ansvarar för att varje svar stämmer.

Hur går ett anbud till i en svensk upphandling?

Upphandlingar över direktupphandlingsgränsen ska som huvudregel annonseras i en registrerad annonsdatabas och, över EU:s tröskelvärden, även i EU:s databas TED. Per oktober 2026 är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor enligt 19 a kap. 2 § i lagen om offentlig upphandling (LOU), och sedan den 1 januari 2026 är tröskelvärdet för varor och tjänster 1 589 140 kronor för statliga myndigheter och 2 451 816 kronor för övriga upphandlande myndigheter, som kommuner och regioner, enligt Upphandlingsmyndigheten. Av de 18 015 upphandlingar som annonserades 2025 var 60,4 procent direktivstyrda, alltså över tröskelvärdena, visar Upphandlingsmyndighetens statistik från juni 2026.

Upphandlingsdokumenten laddas ner kostnadsfritt och består enligt Upphandlingsmyndighetens vägledning för leverantörer av administrativa villkor, krav på leverantören, krav på det som upphandlas, grund för utvärdering, kontraktsvillkor och kontraktsuppföljning. Kraven är av tre slag:

• Kvalificeringskrav på er som leverantör. De får enligt 14 kap. 1 § LOU bara avse behörighet att utöva yrkesverksamhet, ekonomisk och finansiell ställning, till exempel en lägsta omsättning eller en ansvarsförsäkring, och teknisk och yrkesmässig kapacitet, till exempel referensuppdrag från de senaste tre åren.
• Ska-krav på det som upphandlas. Ett anbud som inte uppfyller ett ska-krav ska enligt huvudregeln förkastas.
• Tilldelningskriterier, ibland kallade bör-krav, som avgör vilket anbud som vinner när utvärderingen görs på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (16 kap. 1 §).

Över tröskelvärdena kan ni lämna en egen försäkran i EU:s standardformulär ESPD som preliminärt bevis för att ni inte ska uteslutas och uppfyller kvalificeringskraven, och upphandlingsdokumenten kan kräva det. Den som ska tilldelas kontraktet lämnar sedan intygen (15 kap. 1 till 4 §§). Enligt LOU per oktober 2026 är anbudstiden vid öppet förfarande över tröskelvärdena som regel minst 35 dagar från annonsen, eller minst 30 dagar när anbud får lämnas elektroniskt (11 kap. 2 och 6 §§). Under tröskelvärdena ska tiden vara skälig (19 kap. 11 §). Frågor besvaras skriftligen till alla leverantörer, senast sex dagar före sista anbudsdag om frågan ställts i god tid (12 kap. 11 §), och ett anbud som kommer in för sent prövas inte.

Var kan AI avlasta anbudsarbetet?

Läsa och sammanfatta underlaget

AI går igenom alla dokument, även bilagor och kontraktsvillkor, och sammanfattar det som avgör om ni ska lämna anbud: sista anbudsdag och sista dag för frågor, utvärderingsgrund och viktning, avtalstid, kvalificeringskrav som kan stoppa er, till exempel en omsättningsgräns eller ett antal referensuppdrag, och viten i kontraktsvillkoren. Varje uppgift får en hänvisning till dokument och avsnitt, så att den kan kontrolleras mot källan.

Ta ut kraven till en kravmatris

Upphandlingsmyndigheten påpekar att krav lätt missas eftersom de kan stå i löpande text var som helst i dokumenten, och att de kan behöva styrkas vid olika tidpunkter: med anbudet, vid avtalsteckningen eller under kontraktstiden. En kravmatris har en rad per krav med ordalydelsen, dokument och avsnitt, typ av krav, hur och när det ska styrkas, vem som svarar och status. AI fyller i matrisen och markerar formuleringar där det är oklart om något är ett ska-krav eller ett önskemål, eftersom det avgör om ett missat svar diskvalificerar anbudet. När frågor och svar eller ändringar publiceras under anbudstiden körs genomgången om. Tekniken är densamma som i AI-dokumenthantering, där text i dokument blir strukturerad data.

Föreslå svar ur tidigare anbud och referenser

Med ett bibliotek av tidigare anbud, godkända standardtexter, referensuppdrag, cv:n, certifikat och policyer kan AI föreslå ett svar per krav och visa vilken källa förslaget bygger på. Den kan också flagga när underlaget inte räcker: ett certifikat som löper ut före avtalsstart, en referens som är äldre än kravet tillåter eller ett krav utan tidigare svar som måste skrivas från grunden. Hämtningen ur egna dokument kräver inte att någon modell tränas på era anbud, vilket förklaras i träna egen AI-modell.

Kontrollera att allt är besvarat

Före inlämning jämförs anbudet mot kravmatrisen: varje krav besvarat på rätt plats i den struktur och de anbudsformulär som anges, varje efterfrågad bilaga med och aktuell, svar i fristående dokument märkta med vilken fråga de besvarar och ingen hänvisning till en webbplats där informationen skulle ha bifogats. Punkterna kommer från Upphandlingsmyndighetens råd om att lämna anbud, som också konstaterar att ofullständigt ifyllda anbud är vanligt och att de förkastas.

Vad måste människan ansvara för?

Beslutet att lämna anbud, priset och hur ni möter tilldelningskriterierna är affärsbeslut som AI kan förbereda men inte fatta. Detsamma gäller det slutliga innehållet och underskriften, där Upphandlingsmyndigheten påminner om att det ska vara rätt person som undertecknar. Utgångspunkten, skriver Upphandlingsmyndigheten, är att ni bara har en chans att lämna ert bästa anbud. Den upphandlande organisationen får tillåta eller begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras (4 kap. 9 § LOU) men är inte skyldig att göra det.

Lika viktigt är att varje uppgift stämmer. En leverantör som i allvarlig omfattning har lämnat oriktiga uppgifter om sin kvalificering, eller av oaktsamhet lämnat vilseledande uppgifter som kan ha väsentlig inverkan på besluten i upphandlingen, får uteslutas enligt 13 kap. 3 § LOU. En AI som hittar på en referens, ett certifikat eller en siffra är därför en verklig risk, och regeln för bygget blir att varje påstående i anbudet ska gå att spåra till ett dokument ni har.

Vad behövs för att bygga lösningen?

• Ett anbudsbibliotek i ordning. Tidigare anbud med utfall, godkända standardtexter, referenser med datum och kontaktpersoner, cv:n, certifikat med giltighetstid och nyckeltal. Biblioteket avgör kvaliteten på förslagen mer än modellen gör.
• Styrd åtkomst och dataskydd. Upphandlingsdokumenten är som huvudregel fritt tillgängliga för alla leverantörer, men ert anbud innehåller affärsuppgifter och ofta personuppgifter. Lösningen ska därför köras med styrd åtkomst och ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören av modellen, i linje med EU AI Act och GDPR.
• En plats för kravmatrisen. Den kan ligga där anbudsarbetet redan görs, till exempel i ett kalkylark eller i dokumenthanteringen, eller i ett eget verktyg för anbuden. Hur en koppling till befintliga system går till beskriver integrera AI i befintliga system.
• Ett test mot facit. Kör lösningen på två eller tre avslutade upphandlingar där ni vet vilka krav som fanns, och räkna hur många krav den missade innan ni litar på den i ett skarpt anbud. Metodiken finns i testa AI-lösningar.

Vad går ofta fel med AI i anbud?

• Krav i bilagor missas. Ett krav i kontraktsvillkoren eller i en bilaga kommer aldrig med i matrisen om genomgången bara gäller kravspecifikationen.
• Ska och bör blandas ihop. Ett önskemål behandlas som ett krav, eller tvärtom, och ett obligatoriskt svar uteblir.
• Gamla svar återanvänds. Ett tidigare anbud innehåller en utgången certifiering, en referens som är för gammal eller en organisation som har ändrats.
• Frågor och svar kommer inte med. Ett förtydligande som publicerats under anbudstiden ändrar ett krav, men anbudet följer den ursprungliga lydelsen.

Hur lär ni av varje upphandling?

När tilldelningsbeslutet har fattats blir anbud, protokoll och beslut som huvudregel offentliga hos myndigheter som omfattas av offentlighetsprincipen, och ni kan begära ut dem, enligt Upphandlingsmyndigheten. Ni kan också begära skälen till att ert anbud förkastades, och har ni lämnat ett godtagbart anbud kan ni få veta det valda anbudets relativa fördelar (12 kap. 13 § LOU). Det vinnande anbudet och utvärderingen är ett underlag för nästa gång: AI kan jämföra era svar med vinnarens per tilldelningskriterium, och det som fick höga poäng kan föras in i biblioteket. Samma offentlighet gäller ert eget anbud, så ange vilka uppgifter ni anser bör sekretessbeläggas. Myndigheten gör ändå en egen prövning.

Vill ni se var AI kan avlasta ert anbudsarbete?

Byron Calles bygger AI-lösningar och automatiseringar, med förstudien som första fas i bygget. Läs mer om hur en AI-lösning byggs upp och om hur processer automatiseras med AI, eller boka ett samtal så går vi igenom hur ert anbudsarbete ser ut i dag.